LHR 10申诉及举报程序

• 目的

实施有效的申诉机制，以便系统地接收、调查和回应所提出的问题，并采取补救措施来解决该等问题；

营造和谐工作环境。

• 范围

1. 适用人员：此程序适用于本公司所有员工。
   包括：合同制员工，临时工，退休返聘工，见习/实习生，派遣员工，劳务外包用工。
   外籍劳工应与公司签订劳动合同，归属于合同制员工
   与本公司有业务相关的人员可以参考本程序进行申诉/举报。
2. 申诉/举报范围：任何涉及违反法律法规、合作客户标准、公司政策要求的行为；
   包括但不限于：强迫，歧视，骚扰、虐待、克扣工资、人口贩卖、非法使用外来劳工/囚工、行贿/受贿、未经授权分包、非法排放、重大可能致人伤亡的安全隐患，等。
3. 时效：本程序适用于员工在招聘时，被雇用期间

• 定义

1. 申诉：
   申诉系指受影响方（例如员工）针对违反法律、法规、集体或个人合同和/或工作场所规章制度、习俗惯例或行为守则的情况提出的问题/关注。作为解决该等问题的一种方式，受影响方可提出申诉。
2. 举报：
   是利益相关方（例如员工）针对违法违规违纪行为进行检举揭发，以制止该行为继续造成负面影响。

• 权责

1. 总经理：签核政策和程序以指引并规范申诉/举报的处理；指定负责人员以处理申诉/举报，在调查和处理过程中提供支持，并接受员工最终申诉。
2. 社会责任负责人：制定并更新公司政策及申诉/举报程序，并对相关人员进行培训。
3. 申诉专员：负责调查处理员工申诉/举报，采取适当方式进行调查处理，并及时与申诉/举报人进行沟通。

• 政策

1. 保密政策

• 员工在使用申诉/举报机制时，允许匿名。
• 员工通过渠道进行申诉/举报时，公司必须确保所有渠道的处理过程保密。
  如，专人负责开启意见箱，接收申诉/举报；专人负责处理申诉/举报。
• 负责处理申诉/举报的责任人，必须采取保密措施以避免申诉/举报信息泄露。

2. 禁止打击报复政策

• 禁止对提出申诉和/或举报的员工实施打击报复。
• 公司应确保员工/申诉者在以下情况下均不会遭受报复而提供明确的保证和保护：提出申诉；使用申诉机制；提交和/或撤回申诉；整个申诉过程期间。
• 如果申诉者选择使用申诉机制，公司必须为其提供保护，使其免遭解雇、处罚和任何其他类型的报复（例如嘲笑、歧视、施压或暴力）。

• 程序

1. 公司设置供员工申诉的渠道，并通过公告方式让员工知晓所有申诉/举报渠道。

1. 直接向所属部门主管申诉/举报。
2. 负责接收申诉/举报的负责人（申诉专员）姓名及职务
3. 申诉/举报热线电话/电子邮箱
4. 申诉/举报信箱
   信箱应设置在不受监控的位置（比如宿舍和楼梯间）以便于员工使用。
5. 接收外部申诉/举报信件的负责人

2. 处理程序

1. 申诉/举报渠道管理

2. 申诉或举报处理时效
   ->涉及强迫，歧视，骚扰、虐待、人口贩卖、严重安全隐患的申诉/举报，应立即调查处理并回复。
   ->需要进行保密调查处理的申诉/举报，应于5日内回复。
3. 调查/处理过程及要求
   1. 申诉专员应根据申诉/举报信件内容采取恰当的调查方式。
   2. 调查过程应以保密方式，采取适当方式以保护申诉/举报人的身份信息，避免相关人员因此而受到不利影响。
   3. 申诉专员进行调查处理过程中，必须遵守公平、公正、尊重和一致的原则。
   4. 必须为直接或间接受到申诉影响的各方提供公平、公正的补救措施，以弥补对其造成的影响或伤害。有效补救措施的例子包括恢复原状、经济或非经济补偿、对其行动对受害方造成影响或伤害的冒犯者予以惩罚性制裁或令其正式道歉。

3. 处理结果沟通

1. 申诉专员负责收集汇总相关意见并填写《员工申诉处理记录表》。
2. 员工可以通过申诉/举报热线电话/邮件查询处理进度。
3. 在调查处理完成后，应通过适当方式及时将处理结果告知申诉/举报人。
4. 任何使用申诉/举报机制的员工均应收到某种形式的沟通信息，确认其关注和/或反馈已收到并正在审查中。随后，员工应就为解决其反馈而采取的任何行动收到后续反馈。

4. 记录保存

每次投诉、调查和所采取的任何纪律行动都必须妥善记录。

5. 跟进和预防
   1. 每次投诉/检举处理结案后，视情况对现有政策程序进行必要的修订，以防止类似事件在将来再度发生。
   2. 持续在工作场所开展对话，包括让管理层和员工定期接触，以制定和实施改善工作条件的解决方案。
   3. 每年进行一次管理评审，对可供使用的申诉机制的有效性进行年度审查,并根据已发现的差距进行改进。

• 参考文件    《客户行为准则》《公司社会责任政策及程序》
• 相关记录    《培训记录》《员工申诉记录》《年度评审记录》

员工申诉流程